À titre d’organisme public, la Municipalité d’Oka est assujettie aux dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1). Instaurée par le gouvernement du Québec, elle stipule que toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents. Il est toutefois à noter qu’elle prévoit également que certains documents peuvent ou, dans certains cas, ne doivent pas être communiqués.
Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Présenter une demande d'accès à l'information
Vous pouvez adresser une demande écrite auprès de Mme Annick Mayer, responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, de la façon suivante :
- Par courrier : 183, rue des Anges, Oka (Québec) J0N 1E0
- Par courriel : accesinformation@municipalite.oka.qc.ca
- En personne : À la Mairie sur les heures d’ouverture
La demande écrite doit comprendre les renseignements suivants :
- Les coordonnées complètes du demandeur
- Le nom de l’organisme ou de l’entreprise, s’il y a lieu
- Le sujet de la demande
- L’identification précise du document demandé (titre et date, s’il y a lieu)
- Le mode de consultation souhaité (à nos bureaux ou par l’envoi d’une copie)
- Toute autre information pertinente
Toute demande sera traitée en conformité avec les dispositions de la Loi dans un délai maximum de 20 jours suivant la date de réception. Si le traitement de la demande apparaît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de la municipalité, la Municipalité d’Oka peut prolonger cette période de 10 jours. Dans un tel cas, elle doit alors en aviser le demandeur.
À défaut pour la Municipalité d’Oka de respecter ce délai, le responsable de l’accès à l’information est réputé avoir refusé l’accès aux documents. Ce défaut permet un recours en révision devant la Commission d’accès à l’information. Un tel recours s’applique aussi en cas de refus ou de transmission partielle des documents demandés. Pour plus d’information, communiquez avec la Commission d’accès à l’information. Il est à noter que seules les demandes faites en ligne ou par écrit peuvent faire l’objet d’une révision par la Commission d’accès à l’information.
L’accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais peuvent s’appliquer en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (c. A-2.1, r. 3).
Consultation des documents et frais de reproduction
La consultation des documents se fait durant les heures normales d’ouverture des bureaux de la Mairie. Le requérant peut obtenir une copie des documents visés sur paiement des frais de reproduction, applicables quel que soit le mode de transmission des documents. Ces frais sont déterminés par le gouvernement du Québec selon le Règlement sur les frais exigibles pour la transmission, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.
Protection des renseignements personnels
Le projet de loi no 64 modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L. Q. 2021, c. 25, a été sanctionné le 22 septembre 2021, en vue d’instaurer une nouvelle culture de protection des renseignements personnels. Les organismes publics ont l’obligation de recourir à des mesures qui atténuent les risques d’atteinte au droit à la vie privée des citoyennes et des citoyens.
La Municipalité d’Oka, étant un organisme public assujetti à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1, est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient, que leur conservation soit assurée par l’organisme ou par un tiers.
Pour ce faire, une politique administrative définissant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels, une politique de confidentialité et une procédure de gestion des incidents de confidentialité ont été mise en place. À travers ces politiques, la Municipalité s’engage à protéger les renseignements personnels qu’elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements applicables. Les renseignements personnels sont confidentiels, sauf dans les cas prévus par la loi. Ils doivent être protégés conformément à la Loi sur l’accès.
Dans l’application des présentes, il est important de mentionner qu’outre la Loi sur l’accès qui prévoit que les renseignements personnels doivent être conservés selon la finalité pour lesquels ils ont été recueillis soit accompli, les municipalités sont assujetties à la Loi sur les archives, RLRQ c. A-21.1, et sont tenues de gérer et conserver leurs documents selon leur calendrier de conservation et leur plan de classification.